Der Stab bündelt die strategisch und organisationsweit wirkenden Querschnittsfunktionen (Fachbereiche) von Justitia 4.0. Er schafft verbindliche Steuerungs- und Führungsgrundlagen, erhöht die Transparenz in Bezug auf Ressourcen, Abhängigkeiten und Risiken und sichert damit die Führungs- und Steuerungsfähigkeit in einer Phase starken Wachstums und struktureller Transformation. Der Stab wirkt dabei strategisch vorausschauend, koordinierend sowie strukturierend. Er übernimmt eine zentrale Steuerungsrolle in der Organisation und wirkt als Dienstleister für die Projekte sowie als strategischer Sparringspartner der erweiterten Gesamtprojektleitung in übergeordneten Steuerungsfragen. Die Stabsarbeit konzentriert sich auf drei übergeordnete Wirkungsbereiche:
Im Jahr 2025 wurde der Stab als Organisationseinheit personell und strukturell weiter aufgebaut und fachlich gezielt erweitert. Neue Fachbereiche wurden etabliert, bestehende gestärkt und enger verzahnt; Rollen und Zuständigkeiten wurden geklärt. Zuvor nicht systematisch verankerte, übergreifende Steuerungsaufgaben wurden gebündelt und in klar definierte Fachbereiche überführt. Auf dieser Grundlage wurden verbindliche Führungsinstrumente, Regelwerke und Steuerungsgrundlagen organisationsweit weiterentwickelt und verankert.
Ausblick
Im Jahr 2026 liegt der Schwerpunkt auf der weiteren Stärkung des Stabs als abgestimmte Steuerungs- und Dienstleistungseinheit. Die Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen wird vertieft und Schnittstellen werden organisationsweit geschärft, um als Team die Wirksamkeit der Organisation weiter zu erhöhen. Damit festigt sich die Rolle des Stabs als verbindende Einheit zwischen strategischer Führung und operativer Projektarbeit. Der Stab begleitet Führung und Projekte durch die weitere Präzisierung von Steuerungsinstrumenten, klare Entscheidungswege und abgestimmte Planungsprozesse und stärkt so die Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit im weiteren Entwicklungsprozess sowie beim Aufbau der öffentlich-rechtlichen Körperschaft justitia.swiss.
Ein zusätzlicher Fokus liegt auf der Unterstützung der Marktfähigkeit der Justizakte-Applikation. Durch konsolidierte Finanzierungsgrundlagen, abgestimmtes Stakeholder-Management sowie geeignete Vereinbarungen und Kommunikationsinstrumente leistet der Stab einen essenziellen Beitrag zur koordinierten Einführung der Anwendung.
Die Unternehmensentwicklung stärkt die Führungs- und Steuerungsfähigkeit von Justitia 4.0 durch strategische Grundlagen sowie durch die methodische Unterstützung von Führung, Projekten und Organisation.
Im Jahr 2025 wurden übergreifende Steuerungsinstrumente etabliert: z. B. schuf eine konsolidierte Meilensteinplanung eine gesamtheitliche Sicht auf Projekte, Abhängigkeiten und Lieferobjekte und ermöglichte eine koordinierte, vorausschauende Steuerung. Die erweiterte Gesamtprojektleitung wurde in strategischen Fragestellungen begleitet und methodisch bei Strukturierung, Priorisierung und Entscheidungsfindung unterstützt. Zudem entstanden organisationsweit nutzbare Grundlagen, die bereits auf die Anforderungen der künftigen öffentlich-rechtlichen Körperschaft justitia.swiss ausgerichtet sind. Ergänzend wurden gezielte Verbesserungen im Organisationsalltag vorgenommen, unter anderem zur Weiterentwicklung der finanziellen Steuerung (siehe Finanzen & Vertragsmanagement).
Ausblick
Im Zentrum stehen die Konsolidierung und Präzisierung organisationsweiter strategischer Grundlagen, die auch für die künftige öffentlich-rechtliche Körperschaft direkt nutzbar sind. Dies umfasst die Weiterentwicklung übergeordneter Steuerungs- und Führungsinstrumente ebenso wie die Umsetzung mittelfristiger Entwicklungsvorhaben und ausgewählter Verbesserungen im operativen Betrieb. Ziel ist es, die Steuerungsfähigkeit weiter zu erhöhen und konzeptionelle Grundlagen in eine wirksame Führungs- und Organisationspraxis zu überführen.
Der Fachbereich Finanzen & Vertragsmanagement stärkt die finanzielle Steuerungs- und Entscheidungsfähigkeit von Justitia 4.0, indem Transparenz bezüglich der finanziellen Zusammenhänge geschaffen, fundierte Entscheidungsgrundlagen entwickelt und klare Rahmenbedingungen für das finanzielle und vertragliche Handeln sichergestellt werden.
Im Jahr 2025 wurden die Grundlagen für die finanzielle Ausgestaltung der künftigen Körperschaft justitia.swiss gelegt: Finanzierungs- und Szenarienmodelle für die Justizakte-Applikation (JAA) sowie für die künftige öffentlich-rechtliche Körperschaft justitia.swiss ermöglichten fundierte strategische Entscheide zur Ausgestaltung und Umsetzung. Gleichzeitig wurde das Finanzmanagement weiterentwickelt: Prozesse wurden überprüft und vereinfacht, wodurch die Transparenz hinsichtlich Verpflichtungen und Mittelverwendung sowie die Nachvollziehbarkeit finanzieller Abläufe erhöht und Empfehlungen des QRM bzw. der Eidgenössischen Finanzkontrolle (EFK) adressiert wurden. Mit der Aktualisierung des Unterschriftenreglements wurden zudem Verantwortlichkeiten im finanziellen und vertraglichen Handeln verbindlich geregelt.
Ausblick
Im Jahr 2026 liegt der Fokus auf der Weitentwicklung der finanziellen und vertraglichen Steuerung. Im Zentrum stehen die Konkretisierung von Preismodellen, Wirtschaftlichkeitsrechnungen und Finanzierungsmodellen für die JAA sowie die öffentlich-rechtliche Körperschaft. Ergänzend werden weitere finanzielle und vertragliche Regelwerke erarbeitet und die Steuerungsinstrumente auf die Anforderungen der kommenden Betriebsphase ausgerichtet. Ziel ist es, belastbare wirtschaftliche Grundlagen zu schaffen, die finanzielle Steuerbarkeit weiter zu erhöhen und die Organisation auf einen stabilen, langfristig tragfähigen Betrieb vorzubereiten.
Human Resources (HR) stärkt die organisatorische Handlungsfähigkeit von Justitia 4.0, indem personelle Strukturen, Führungsgrundlagen und Arbeitsbedingungen so ausgestaltet werden, dass Wachstum, Zusammenarbeit und Leistung nachhaltig getragen werden.
Im Jahr 2025 wurden zentrale HR-Grundlagen weiterentwickelt, um das starke personelle Wachstum organisatorisch stabil zu begleiten. Strukturierte Personalprozesse, standardisierte HR-Abläufe und Führungsinstrumente erhöhten Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit im Personalmanagement. Die Rekrutierung und Integration neuer Mitarbeitender wurden professionalisiert und digital unterstützt. Zudem wurden Arbeitsbedingungen weiterentwickelt, insbesondere durch die Überarbeitung des Vergütungssystems. Die Qualitätssicherung in der Personaladministration wurde gestärkt, was stabile und verlässliche Rahmenbedingungen für Mitarbeitende und Führung schuf.
Ausblick
Im Jahr 2026 liegt der Fokus auf der Weiterentwicklung und Umsetzung der HR-Grundlagen. Im Zentrum stehen die strategische Personalplanung, die Weiterentwicklung von Arbeitsbedingungen sowie die Überarbeitung zentraler Reglemente und Richtlinien (z. B. Mitarbeitendenreglement), die sowohl für die bestehende Organisation als auch für die künftige öffentlich-rechtliche Körperschaft justitia.swiss nutzbar sind. Ziel ist es, die personelle Steuerungsfähigkeit weiter zu erhöhen, Führung und Mitarbeitende wirksam zu unterstützen und das organisationsweite Zusammenwirken in einer wachsenden Struktur nachhaltig zu stärken.
Die Kommunikation stärkt Transparenz, Einordnung und Vertrauen in Justitia 4.0, indem sie Anspruchsgruppen kontinuierlich informiert und den organisationsinternen sowie -externen Austausch unterstützt. Sie trägt zur Orientierung der Justizbehörden bei und unterstützt die Positionierung der künftigen öffentlich-rechtlichen Körperschaft.
Die dreisprachige Projektwebsite wurde als zentraler Informationshub ausgebaut und inhaltlich insbesondere zur Justizakte-Applikation erweitert. Erfahrungsberichte von Justizbehörden zur Pilotierung der Plattform justitia.swiss wurden systematisch in Blogbeiträgen aufgearbeitet und einer breiten Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Ergänzend wurden weiterführende, nutzerorientierte Informationen wie Anleitungen, User Guides zu Testing und Pilotierung der Plattform zur Verfügung gestellt.
Die Kommunikation mit Justizbehörden, Leitungspersonen, Projektleitenden, Ambassadoren sowie weiteren Interessierten erfolgte über etablierte Informations- und Dialogformate wie den quartalsweisen Newsletter. Die digitale Sichtbarkeit und Reichweite von Justitia 4.0 wurde über den LinkedIn-Kanal deutlich erhöht (Anstieg der Followerinnen und Follower um +37,5% von 4000 auf 5500). Ergänzend wurden Veranstaltungen für unterschiedliche Zielgruppen durchgeführt, darunter Webinare, Fachevents sowie die Veranstaltung justitia.konkret. Diese ermöglichten die vertiefte Auseinandersetzung mit fachlichen Fragestellungen und förderten den direkten Austausch zwischen Projektorganisation und Praxis.
Ausblick
Für das Jahr 2026 liegt der Fokus darauf, Fragen rund um die Justizakte-Applikation zu adressieren, Erfahrungen aus den Pilotbehörden sichtbar zu machen und die Justizbehörden bei der Entscheidungsfindung bezüglich der JAA zu unterstützen. Zudem wird die Positionierung der öffentlich-rechtlichen Körperschaft justitia.swiss kommunikativ begleitet; der internen Kommunikation kommt dabei eine zentrale Rolle zu.
Das Stakeholder Management stellt sicher, dass das Projekt Justitia 4.0 alle wichtigen Anspruchsgruppen im Blick behält. Der Fokus liegt auf den externen Stakeholdern: den Nutzenden, den Auftraggebenden, Regulatoren und Partnern.
In der zweiten Jahreshälfte 2025 erfolgte die Umsetzung und Weiterentwicklung des Konzepts Stakeholder-Management. Die Anspruchsgruppen und ihre Schlüsselpersonen wurden identifiziert, auf einer Stakeholder-Map dargestellt, analysiert und bewertet. Gestützt auf diese Analyse konnte für jede Stakeholdergruppe die Kommunikations- und Engagementstrategie festgelegt werden.
Im Jahr 2026 soll das Konzept Stakeholder-Management vollständig ausgerollt werden. Das Stakeholder-Management unterstützt die Gründung der Körperschaft justitia.swiss und die Gewinnung von Kunden für die JAA durch Konsolidierung des Wissens, das im Projektteam bereits vorhanden ist, durch gezielte Recherchen und durch die Vernetzung der wichtigsten Akteure, intern und extern.
Das Risiko- und Qualitätsmanagement stellt sicher, dass Risiken, Prozesse und Qualitätsanforderungen organisationsweit wirksam, nachvollziehbar und steuerbar gestaltet sind.
Im Jahr 2025 wurden zentrale Grundlagen aufgebaut: Ein standardisierter Risikomanagementprozess mit klar definierten Rollen, Bewertungsrastern und Reportingzyklen wurde eingeführt. Konsolidierte Risikoübersichten verbesserten die Transparenz und Vergleichbarkeit gegenüber den Leitungsgremien. Gleichzeitig wurden Grundlagen für ein organisationsweites Prozess- und Qualitätsmanagement geschaffen, darunter eine einheitliche Prozessstruktur, Dokumentationsstandards sowie definierte Rollen.
Im Jahr 2026 liegt der Schwerpunkt auf dem weiteren Ausbau und der organisationsweiten Verankerung des Risiko-, Prozess- und Qualitätsmanagements. Der Risikomanagementprozess wird vollständig angewendet und gemäss neuem Zyklus an die Leitungsgremien rapportiert. Zudem werden verbindliche Standards für das Prozessdesign sowie Richtlinien und Weisungen im Risiko-, Prozess- und Qualitätsmanagement erarbeitet. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Erarbeitung einer zentralen Prozesslandkarte mit den wesentlichen Haupt- und Steuerungsprozessen sowie eine systematische Dokumentation von zentralen, strategisch relevanten Steuerungs- und Führungsprozessen. Zur Unterstützung wird ein geeignetes Tool für das integrierte Risiko- und Qualitätsmanagement evaluiert und eingeführt.
Der Fachbereich Recht und Datenschutz stellt die rechtliche Korrektheit und Datenschutzkonformität der organisatorischen und technischen Vorhaben von Justitia 4.0 sicher.
Im Jahr 2025 wurden rechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen systematisch in Projekte, Verträge und organisationsweite Regelwerke integriert. Dazu zählen unter anderem Dokumente zur Informationssicherheit und Datenbearbeitung, Datenschutzfolgenabschätzungen, Nutzungsbedingungen, Reglemente, Datenschutzerklärungen sowie interne Weisungen wie die Personaldatenschutz- und Datenschutzweisungen. Durch die Unterstützung der Projekte und Fachbereiche wurde sichergestellt, dass rechtliche und datenschutzrechtliche Anforderungen frühzeitig in Entscheidungs- und Umsetzungsprozesse integriert werden. Ausserdem wurden komplexe technische und sicherheitsrelevante Fragestellungen juristisch beurteilt und in tragfähige rechtliche Lösungen überführt.
Im Jahr 2026 liegt der Schwerpunkt auf der kontinuierlichen rechtlichen Begleitung von Projekten und Fachbereichen sowie auf der weiteren Konsolidierung organisationsweiter rechtlicher Grundlagen. Recht und Datenschutz übernimmt eine zentrale Review-Funktion für Reglemente und Weisungen der Fachbereiche, um eine konsistente und rechtssichere Ausgestaltung sicherzustellen. Damit werden stabile Rahmenbedingungen für die nächste Entwicklungsphase bzw. für die künftige öffentlich-rechtliche Körperschaft justitia.swiss geschaffen.
Rahel Aebischer, Leiterin Stab